Der Katalog erscheint jedes Jahr, und jedes Jahr beginnt die Arbeit fast von vorn. Preise werden mühsam in den Seiten gesucht, Bilder fehlen oder passen nicht, und die Datei vom Vorjahr ist das einzige, was an ein System erinnert. Das kostet bei jeder Neuauflage Stunden und schleust Fehler in Preise und Daten ein. Beides ist vermeidbar, wenn der Katalog von Anfang an dafür gebaut ist.
Wo bei der Neuauflage Zeit und Geld verloren gehen
Ein Produktkatalog entsteht selten einmal. Die meisten Unternehmen kommen mit einem Modelljahr, einer Saison oder einem Sortimentswechsel jährlich wieder. Und jedes Mal wiederholt sich dieselbe Anlaufphase, bevor jemand produktiv wird.
Ein Teil dieser Arbeit lässt sich vorbereiten. Besonders aufwendig wird es, wenn aktuelle Inhalte schwer zu finden sind und wiederkehrende Seiten keine gemeinsame Struktur haben.
Ein Preis steht an mehreren Stellen im Layout. Die Zahl steht mitten im Satz, in einer Produktkachel, in einer Ausstattungsliste. Jede Aktualisierung wird dann zur Sucharbeit im Dokument statt zu einer Änderung an einer Quelle. Genau so landen alte Preise im Druck: Die Übergabe lief glatt, nur einzelne Stellen im Text wurden übersehen.
Auch Bilder kosten Suchzeit, wenn die Ablage unklar ist. Eingebettete Bilder lassen sich zwar ersetzen, werden aber nicht über eine externe Bilddatei aktualisiert. Verknüpfte Bilder erleichtern den Austausch, sofern die zugehörigen Dateien vollständig und eindeutig benannt vorliegen. Ohne diese Ablage bleibt unklar, welche Version aktuell ist.
Manchmal gibt es nur die Datei vom Vorjahr, aber keine dokumentierten Layoutregeln. Keine Musterseiten, keine Absatzformate, keine Absprache dazu, wo Bilder und Tabellen liegen. Die Datei aus dem Vorjahr ist Vorlage und Referenz in einem. Ohne den Designer, der sie gebaut hat, braucht die nächste Neuauflage viele Rückfragen. Und wenn er nicht mehr verfügbar ist, fängt sie fast bei null an.
Der eigentliche Grund, warum Neuauflagen jedes Jahr wieder teuer laufen, ist der fehlende Rahmen um die Datei.
Was ins Briefing für die nächste Auflage gehört
Du musst InDesign nicht bedienen können, um einen wiederverwendbaren Katalog zu beauftragen. Kläre zuerst, was sich regelmäßig ändert: nur Preise und Bilder oder auch die Produktreihenfolge, Seitenzahl und Sprachen? Davon hängt ab, welche Vorlagen sinnvoll sind und ob sich eine automatisierte Datenübernahme lohnt.
Vereinbare außerdem, wer welche Inhalte liefert und freigibt. Eine aktuelle Preisliste hilft wenig, wenn nach der Übergabe weitere Änderungen per E-Mail kommen und niemand sie in die Quelle zurückschreibt. Ein festgelegter Datenstand mit Datum macht nachvollziehbar, worauf die Korrekturfassung beruht.
Zur Übergabe gehören die bearbeitbaren Layoutdateien und die benötigten Bildverknüpfungen. Kläre auch, welche Schriften verwendet werden und wer die nötigen Lizenzen besitzt. Eine kurze Anleitung zur Ablage und zu den Formaten erleichtert später den Wechsel zu einer anderen Person. Diese Punkte gehören vor Projektbeginn auf den Tisch, nicht erst nach dem Druck.
Vier Bausteine für einen Katalog, der Updates verträgt
Vier Bausteine helfen dabei, wiederkehrende Arbeit zu reduzieren. Wie viel Vorbereitung sich lohnt, hängt vom Umfang und den Änderungen zwischen den Auflagen ab.
1. Musterseiten und Raster: einmal festlegen, überall vorhanden
Musterseiten sind Vorlagenseiten im Dokument. Auf ihnen liegt alles, was auf jeder Seite gleich aussieht: Ränder, Spaltenraster, Seitenzahlen, wiederkehrende Elemente wie Produktkacheln oder Kapitelüberschriften. Möchtest du im nächsten Jahr ein solches Element ändern, arbeitest du an der Musterseite, und die Änderung gilt für die zugewiesenen Seiten. Lokal überschriebene Elemente müssen gesondert geprüft werden.
Ein sauberes Spaltenraster gibt jedem Element seinen Platz: Alle Seiten folgen demselben Raster, auch wenn zwei Personen gleichzeitig daran arbeiten. Das spart Rückfragen in der Zusammenarbeit und verhindert das Ausrichten einzelner Seiten in der letzten Woche vor der Übergabe. Ein neuer Designer erkennt am Raster sofort, wie der Katalog aufgebaut ist.
2. Absatz- und Objektformate für alles Wiederkehrende
Absatzformate steuern die Regeln für ganze Absätze: Überschrift 1, Produktname, Fließtext, Fußnote. Zeichenformate steuern einzelne Wörter oder Zeichen, etwa einen Preis im Satz oder ein betontes Wort. Objektformate steuern zum Beispiel Bildrahmen. Für Tabellen und ihre Zellen gibt es eigene Tabellen- und Zellenformate. Ein Katalog ohne dieses Format-Regelwerk läuft trotzdem durchs Jahr, aber er ist jedes Jahr Handarbeit: Der Designer muss alles einzeln anfassen und darf nichts vergessen.
Stell dir den Effekt vor: Das Corporate Design ändert die Grundfarbe oder die Schrift. Über die passenden Formate und Farbfelder lassen sich viele Änderungen zentral übernehmen. Lokale Abweichungen bleiben Teil der Kontrolle. Ohne Formate muss jede Seite einzeln durchgesehen werden, und Inkonsistenzen schleichen sich ein. Das Format-Regelwerk lohnt sich schon bei der ersten Auflage und bleibt über Jahre bestehen.
3. Preise und Tabellen getrennt vom Layout
Lege zuerst fest, welche Quelle für Preise und technische Angaben verbindlich ist. Das kann eine freigegebene Excel-Tabelle sein oder ein Export aus dem Warenwirtschaftssystem. Jede Korrektur muss dort ankommen, auch wenn sie beim Lesen des Layouts auffällt.
Für gleichförmige Produktseiten kommt die Datenzusammenführung infrage. Sie übernimmt Felder aus einer vorbereiteten Datendatei in ein Layout. Nach Änderungen muss die Datenquelle aktualisiert und die Ausgabe entsprechend neu erzeugt oder aktualisiert werden. Eine dauerhafte Live-Verbindung zum ERP entsteht dadurch nicht. Adobe beschreibt den Ablauf unter Datenquellen aktualisieren.
Für Preislisten können verknüpfte Tabellen passen. Deren Import- und Formatierungsregeln müssen allerdings getestet werden: Beim Aktualisieren können lokale Änderungen im Layout verloren gehen. Das ist auch in Adobes Hinweisen zum Text- und Tabellenimport beschrieben.
Eine gemeinsame Quelle reduziert das manuelle Abtippen. Falsche Zuordnungen, veraltete Exporte oder Fehler in der Quelle bleiben trotzdem möglich. Deshalb gehört nach jedem Import eine Prüfung von Preisen und Artikelnummern dazu. Bei mehreren Sprachen müssen außerdem Übersetzungen und Textlängen geprüft werden. Nicht jeder Katalog braucht dafür gleich eine zusätzliche Softwarelösung.
4. Bilder mit fester Ablage und klaren Namen
Ein Bilderordner mit ein paar Regeln reicht: Hauptordner für den Katalog, Unterordner pro Kapitel, Dateinamen mit Modellnummer und Inhalt. Verknüpfte Bilder statt eingebetteter. Im nächsten Jahr weiß jede Person im Unternehmen, wo die Bilder liegen, und tauscht sie aus, ohne die Katalogdatei zu durchsuchen.
Das zahlt sich besonders aus, wenn der Katalog an eine Agentur oder einen freien Designer übergeben wird. Ein sauberer Ordner mit verknüpften Bildern ist ein sauberer Übergabepunkt an die nächste Person im Prozess. Neue Lieferungen von Partnern oder Lieferanten kommen jedes Jahr, und mit der Ablage weiß der Empfänger, wo er sie ablegt und wo er sie wiederfindet. Auch bei gleichen Bildmaßen muss der Ausschnitt geprüft werden. Ein anderes Motiv kann im bestehenden Rahmen ungünstig beschnitten sein; für den Druck zählt zudem die effektive Auflösung in der verwendeten Größe.
Checkliste: Ist dein Katalog auf Neuauflagen vorbereitet?
Vorlage für dein Briefing oder den nächsten Austausch mit deinem Designer. Jedes „Nein“ zeigt dir, wo bei der nächsten Neuauflage Stunden und Fehler drohen.
- Ist der Katalog auf Musterseiten aufgebaut, oder ist jede Seite ein Unikat?
- Stehen alle Preise und technischen Angaben in einer Quelle (Excel, ERP, Shop), aus der sie ins Layout kommen?
- Sind die Bilder verknüpft und in einer festen Ablage mit nachvollziehbaren Namen?
- Sind wiederkehrende Texte, Rahmen und Tabellen über passende Formate geregelt?
- Gibt es Musterseitenvarianten für Sonderseiten, etwa Deckblatt, Kapitelstart und Register?
- Ist die Bild- und Dateiablage so dokumentiert, dass jemand anderes ohne viele Rückfragen weiterarbeiten kann?
- Gibt es zum Vorjahr eine klare Differenzierung, was unverändert übernommen wurde und was neu ist?
Die Datei und ihre zugehörigen Ordner liefern die ersten Hinweise. Wer viele Nein sammelt, hat keinen schlechten Katalog. Nur einen, dessen Neuauflage im nächsten Jahr mehr Stunden kostet, als sie müsste. Der beste Zeitpunkt für einen Umbau ist die Zeit vor dem nächsten Briefing, nicht die Woche vor dem Drucktermin.
Praxisbeispiel: VANTourer Saisonwechsel
Ein Beispiel aus meiner Arbeit: Beim VANTourer-Saisonwechsel auf Modelljahr 2027 für EuroCaravaning bündelt der Katalog Modelle, Grundrisse und Ausstattung. Daneben entstehen Preislisten mit Grundpreisen, Paketen, Optionen und technischen Angaben, dazu Website und Messe. Das gemeinsame Corporate Design verbindet diese Produktionen. Die Gestaltung muss auf einer Katalogseite ebenso funktionieren wie auf der Website oder am Messestand.
Bei einer solchen Produktion reicht es nicht, nur die Katalogdatei zu betrachten. Dieselbe Modellbezeichnung kann in der Preisliste und auf der Website auftauchen. Ändert sie sich, müssen alle betroffenen Ausgaben geprüft werden. Eine Übersicht der verwendeten Inhalte hilft, diese Stellen zu finden und die Freigaben abzustimmen.
Das Beispiel zeigt, warum ich im Briefing auch nach den weiteren Anwendungen frage. Welche Sprachfassungen sind geplant? Welche Angaben erscheinen zusätzlich online? Die Antworten bestimmen, wie die Dateien aufgebaut und übergeben werden sollten. Daraus folgt nicht, dass alle Medien mit demselben technischen Verfahren entstehen müssen.
Kataloge, Broschüren und Magazine gehören zu meinem Angebot Print & Editorial. Für die abschließende Reinzeichnung und Druckvorstufe bleibt eine eigene Prüfung nötig. Was dabei zählt, beschreibe ich in Druckdaten richtig liefern und Was ist Reinzeichnung.
Quellen: Adobe, Datenquellen in InDesign aktualisieren · Adobe, Textdateien in InDesign importieren (geprüft am 30. Oktober 2026)